Una delle regole che normano i contenuti dei siti web delle Pubbliche Amministrazioni è quella di caricare esclusivamente documenti accessibili. Il formato digitale più idoneo a soddisfare questa esigenza è sicuramente il PDF accessibile, vediamo come crearlo

Una delle regole che normano i contenuti dei siti web delle Pubbliche Amministrazioni è quella di caricare esclusivamente documenti accessibili. Il formato digitale più idoneo a soddisfare questa esigenza è sicuramente il PDF accessibile.

Un modo sicuro per creare un PDF accessibile è quello di realizzare un documento originario accessibile e convertirlo successivamente in un documento PDF.

Non sono quindi accessibili i PDF derivanti da scansioni di documenti cartacei con scanner, che andrebbero a creare PDF/immagini, non leggibili dai lettori vocali.

La Circolare AgID n. 3/2017 raccomanda infatti che i siti web delle Pubbliche Amministrazioni promuovano l’accessibilità, così da consentire a tutti gli utenti di accedere alle informazioni, anche a quelli utenti che si trovano in condizioni sfavorevoli, come coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari.

Creare un PDF con programmi come Word 2010 è piuttosto semplice: una volta impostato il documento:

  • cliccare su “File”;
  • cliccare sulla voce “Salva con nome”;
  • selezionare il formato “PDF” nel menu a tendina;
  • cliccare sul bottone “Opzioni”;
  • selezionare “Crea segnalibri, utilizzando: intestazioni” e “Tag per la struttura del documento per l’accessibilità”;
  • cliccare sul pulsante “OK”;
  • cliccare su “Salva”.

Non è però sufficiente impostare il formato corretto per avere un file che rispetti quanto richiesto da AGiD, ci sono infatti altri parametri da tenere in considerazione, più precisamente:

  1. La struttura dei contenuti
  2. Le proprietà del documento
  3. Gli stili e la formattazione
  4. Il sommario automatico
  5. Eventuali collegamenti ipertestuali
  6. I colori
  7. Le tabelle
  8. Le immagini
  9. I caratteri

N° 1 – la struttura dei contenuti

I file devono essere correttamente strutturati, in modo che sia chiaro per chi li legge quali siano le parti che dividono il testo e in che modo.

Dovrà quindi essere presente un titolo e, se il documento lo prevede, esso dovrà essere suddiviso in capitoli.

È buona norma utilizzare periodi brevi e un linguaggio semplice, non inserire grafici o tabelle complesse e non ripete più volte lo stesso concetto, così da evitare al lettore confronti finalizzati a cogliere eventuali differenze di contenuto.

N° 2- proprietà del documento

Al fine di strutturare correttamente un documento, impostare le proprietà (come titolo, autore, lingua, ecc..).

Per farlo:

  1. Cliccare su file;
  2. “Informazioni” per visualizzare e inserire le proprietà del documento: in centro pagina, cliccando sul menu a tendina “Proprietà”, si potrà accedere a “proprietà avanzate”, che consente di inserire Autore, Titolo, Oggetto, Parole chiave, ecc.;
  3. tornare indietro su “File” e fare clic su “verifica documento”;
  4. fare clic su “controlla documento”;
  5. fare clic su “controlla” e verificare le informazioni risultanti.

N° 3- Stili e formattazione

Usando gli stili di formattazione che consentono di dividere il testo in capitoli, paragrafi, elenchi puntati e titoli, risulterà più semplice convertire il file in un pdf accessibile.

In alto, nella barra multifunzione della home è possibile impostare i vari stili di intestazione.

Gli allineamenti dei vari contenuti non vanno impostati con la barra spaziatrice ma è bene usare la tabulazione.

Bisogna inoltre evitare il testo giustificato, in quanto potrebbe pregiudicare la lettura a schermo e l’immediato riconoscimento della posizione dei capoversi e posizionare gli oggetti (foto, forme, grafici, ecc.) con una disposizione “in linea” con il testo.

N° 4- Sommario automatico

Per inserire il sommario automatico cliccare su riferimenti -> sommario -> tipo di sommario predefinito.

Questo andrà ad aggiornarsi inserendo nuovi capitoli.

N° 5- Collegamenti ipertestuali

Per inserire eventuali collegamenti ipertestuali: sottolineare il testo da far diventare un link ->cliccare su inserisci -> collegamento ipertestuale e immettere l’url di destinazione nell’apposito spazio.

Cliccando sulla voce “Descrizione”, posizionata sulla destra, è possibile inserire la descrizione al collegamento ipertestuale.

È buona norma non inserire testi poco significativi come link (come ad esempio “clicca qui”), ma descrivere sempre dove rimanderà il click.

Nei documenti digitali, così come nelle pagine web, è bene non sottolineare mai il testo, in quanto potrebbe creare confusione con i link presenti.

N° 6- Colori

Il colore è uno dei punti principali quando si parla di accessibilità, nei siti come nei documenti.

Il rapporto di contrasto tra il testo e il suo sfondo deve esser e di 4,5:1 (quindi evitare testi molti chiari, come azzurrino o grigio su fondo bianco).

Il colore inoltre non deve essere l’unico segno distintivo di un testo: se dobbiamo evidenziare un passaggio o una parola non facciamola rossa, piuttosto usiamo il grassetto.

N° 7- Tabelle

Qualora fosse necessario inserire tabelle è bene utilizzare i seguenti accorgimenti:

  • scegliere una struttura semplice della tabella e non una struttura a doppia entrata o a tabelle annidate, per facilitare la lettura da parte delle tecnologie assistive, in particolare degli screen reader
  • inserire le intestazioni di colonna alla tabella selezionando la riga: cliccare poi con il tasto destro sulla riga selezionata e scegliere la voce “Proprietà Tabella”, selezionare la scheda “Riga” e cliccare sulla casella di controllo “Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina” (questo è particolarmente utile se una tabella va su più pagine)
  • inserire un testo alternativo e una descrizione della tabella, cliccando con il tasto destro sulla tabella -> “Proprietà Tabella” -> “Testo Alternativo” e inserire il titolo e una descrizione della tabella
  • evitare celle vuote (eventualmente inserire la dicitura “dato non disponibile”).

N° 8- Immagini

Le immagini ovviamente non possono essere utili agli utenti con difficoltà visive. Pertanto è bene che non siano fondamentali per la comprensione di un testo e che vengano sempre accompagnate da un testo alternativo.

Per inserire il testo alternativo cliccare col tasto destro del mouse sull’immagine -> formato immagine -> quarta icona -> testo alternativo.

È comunque buona norma inserire una descrizione del contenuto sotto l’immagine.

Quando l’immagine è solo di contono può anche essere ignorata.

N° 9- Caratteri

Per una maggiore leggibilità bene usare i font “sans serif” (senza grazie), come il Verdena o l’Arial e con una dimensione che non superi la grandezza 12. L’interlinea deve essere minimo 1.2.

Per le Pubbliche Amministrazioni, come abbiamo visto, l’utilizzo di documenti accessibili è normato e obbligatorio, per tutti gli altri sarebbe solo un educato accorgimento da tenere in considerazione.