A seguito delle restrizioni messe in atto col diffondersi dell’epidemia di coronavirus molti uffici hanno adottato la modalità di lavoro a distanza (o smart working). Si rendono quindi necessari strumenti che agevolino la comunicazione, permettendo di fare riunioni a distanza o videochiamate di gruppo. Vediamo quali sono le 3 migliori app gratuite (+1) utili allo scopo
A seguito delle restrizioni messe in atto col diffondersi dell’epidemia di coronavirus molti uffici hanno adottato la modalità di lavoro a distanza (o smart working).
Si sono quindi resi necessari strumenti che agevolino la comunicazione tra colleghi, permettendo loro di fare riunioni e meeting a distanza o videochiamate di gruppo, che coinvolgano cioè più persone.
Grazie a pc e smartphone è ormai possibile lavorare a distanza, connettendosi ai pc o ai server aziendali, esistono poi numerose applicazioni utili a fare videoconferenze o riunioni telefoniche con più partecipanti, vediamo quali sono le 3 (+1) migliori, gratuite.
Skype
È sicurante una delle app più conosciute per le videochiamate.
Sia nella versione smartphone che desktop è possibile effettuare videochiamate fino a 50 partecipanti.
L’app è gratuita (esiste anche la versione a pagamento, Skype for Business) ed è consigliata in quanto risulta piuttosto intuitiva, oltre che già molto diffusa.
Oltre alle chiamate (o videochiamate) di gruppo è possibile anche chattare con più persone, così da poter confrontarsi velocemente coi colleghi, in modo istantaneo.
La pecca di questa applicazione è che necessita di un’ottima connessione, poiché spesso non garantisce prestazioni elevate.
Per fare videoconferenze su Skype:
- Assicurati di essere connesso a Internet (e che la tua connessione abbia una buona potenza)
- Accedi a Skype col tuo account
- Cerca e aggiungi i tuoi contatti cliccando su Contatti –> nuovo contatto -> digitando la mail o il nome Skype della persona che stai cercando
- Una volta aggiunti tutti gli utenti clicca su uno e, in alto a destra, troverai l’icona dell’omino con il +
- Cliccaci e aggiungi tutti i partecipanti dalla lista a tendina che si apre
- Una volta creato il gruppo clicca sull’icone del telefono (o della videocamera per una videocall) in alto a destra
La chiamata verrà inoltrata a tutti i partecipanti della chat.
Chi usa Skype per lavoro può attivare la condivisione dello schermo e registrare le conversazioni (per poi magari passarle a colleghi non presenti in quel momenti).
Un plus importante è l’opzione sottotitoli che riporta in tempo reale sullo schermo la trascrizione delle parole dette durante la chiamata.
Consigliamo sempre di usare le cuffie con un microfono per evitare difficoltà nella comunicazione.
Whatsapp, in quanto a diffusione è sicuramente la migliore e anche la qualità della chiamata è molto buona. La pecca? Possono connettersi solo 4 utenti per volta e ovviamente non ci sono le funzioni più utili per il lavoro, come la condivisione dello schermo.
Ottima quindi per riunione di piccoli reparti.
Per fare videochiamate di gruppo:
- create un gruppo con tutti i partecipanti
- schiacciate l’icona del telefono in alto a destra e selezionate i contatti del gruppo da chiamare
Hangouts
Hangouts è la chat integrata nelle caselle di Google, Gmail, e nel Google Calendar (è possibile infatti creare un evento e scegliere l’opzione “aggiungi conferenza” per mandare a tutti gli invitati un link diretto alla chat) e per questo motivo è molto diffusa, anche se in tanti non sanno di averla.
L’app può essere usata sia dagli account aziendali G Suite ma anche dai singoli utenti, può inoltre essere invitato a partecipare anche che non ha una mail gmail.
Hangouts si può scaricare come app per dispositivi Android e iOS, come estensione per Google Chrome o si può usare anche semplicemente da browser: andando sulla vostra mail Gmail, sulla sinistra, sotto al menu, troverete il link per iniziare una nuova chat.
Usare l’applicazione da desktop ha sicuramente i suoi vantaggi, come le funzioni di condivisione di schermo e l’uso della chat durante le videochiamate, che sono attive solo per gli utenti che usano un computer.
Hangouts permette videochiamate fino a 25 partecipanti nella sua versione “users”, la versione “aziendale”, Hangouts Meet, è più performante, in quanto pensata appositamente per le riunioni.
Per utilizzare Meet è necessario avere un abbonamento a G Suite. In occasione dell’epidemia di coronavirus che ha reso necessario il telelavoro per molti uffici, Google ha reso disponibili, gratuitamente fino al 1 luglio, alcune delle funzioni che solitamente sono permesse solo agli abbonati di G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education. Si potranno fare riunioni allargate fino a 250 persone, live streaming per 100mila spettatori (ma solo interni all’organizzazione), registrare le riunioni e salvare i video su Google Drive.
L’ultima soluzione che vi consigliamo è Houseparty.
Questa app è sicuramente diversa dalle altre ed adatta a un target più giovane e meno serioso.
È possibile creare call di gruppo fino a 8 persone, permettendo di conversare ma anche di interagire attraverso mini giochi.
È però importante impostare la privacy per evitare che estranei si aggiungano alla conversazione.
Quelle riportate qui sono solo alcune delle soluzioni che si possono adottare per lavorare coi colleghi a distanza ma ne esistono diverse.
Quando si sceglie un programma di questo tipo è anche utile decidere prima che tipo di dispositivo vogliamo usare per connetterci (se il pc o lo smartphone), perché magari non vogliamo condividere il nostro numero di telefono, cosa che si rende necessaria invece via Whatsapp, ad esempio.
Ognuna di queste soluzioni vi permetterà di comunicare in maniera comoda e veloce con tutti i vostri colleghi e amici, così da rendere lo smart working (o la quarantena) meno solitario.