Una delle regole che normano i contenuti dei siti web delle Pubbliche Amministrazioni è quella di caricare esclusivamente documenti accessibili. Il formato digitale più idoneo a soddisfare questa esigenza è sicuramente il PDF accessibile, vediamo come crearlo
Una delle regole che normano i contenuti dei siti web delle Pubbliche Amministrazioni è quella di caricare esclusivamente documenti accessibili. Il formato digitale più idoneo a soddisfare questa esigenza è sicuramente il PDF accessibile.
Un modo sicuro per creare un PDF accessibile è quello di realizzare un documento originario accessibile e convertirlo successivamente in un documento PDF.
Non sono quindi accessibili i PDF derivanti da scansioni di documenti cartacei con scanner, che andrebbero a creare PDF/immagini, non leggibili dai lettori vocali.
La Circolare AgID n. 3/2017 raccomanda infatti che i siti web delle Pubbliche Amministrazioni promuovano l’accessibilità, così da consentire a tutti gli utenti di accedere alle informazioni, anche a quelli utenti che si trovano in condizioni sfavorevoli, come coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari.
Creare un PDF con programmi come Word 2010 è piuttosto semplice: una volta impostato il documento:
- cliccare su “File”;
- cliccare sulla voce “Salva con nome”;
- selezionare il formato “PDF” nel menu a tendina;
- cliccare sul bottone “Opzioni”;
- selezionare “Crea segnalibri, utilizzando: intestazioni” e “Tag per la struttura del documento per l’accessibilità”;
- cliccare sul pulsante “OK”;
- cliccare su “Salva”.
Non è però sufficiente impostare il formato corretto per avere un file che rispetti quanto richiesto da AGiD, ci sono infatti altri parametri da tenere in considerazione, più precisamente:
- La struttura dei contenuti
- Le proprietà del documento
- Gli stili e la formattazione
- Il sommario automatico
- Eventuali collegamenti ipertestuali
- I colori
- Le tabelle
- Le immagini
- I caratteri
N° 1 – la struttura dei contenuti
I file devono essere correttamente strutturati, in modo che sia chiaro per chi li legge quali siano le parti che dividono il testo e in che modo.
Dovrà quindi essere presente un titolo e, se il documento lo prevede, esso dovrà essere suddiviso in capitoli.
È buona norma utilizzare periodi brevi e un linguaggio semplice, non inserire grafici o tabelle complesse e non ripete più volte lo stesso concetto, così da evitare al lettore confronti finalizzati a cogliere eventuali differenze di contenuto.
N° 2- proprietà del documento
Al fine di strutturare correttamente un documento, impostare le proprietà (come titolo, autore, lingua, ecc..).
Per farlo:
- Cliccare su file;
- "Informazioni" per visualizzare e inserire le proprietà del documento: in centro pagina, cliccando sul menu a tendina “Proprietà”, si potrà accedere a “proprietà avanzate”, che consente di inserire Autore, Titolo, Oggetto, Parole chiave, ecc.;
- tornare indietro su “File” e fare clic su “verifica documento”;
- fare clic su “controlla documento”;
- fare clic su “controlla” e verificare le informazioni risultanti.
N° 3- Stili e formattazione
Usando gli stili di formattazione che consentono di dividere il testo in capitoli, paragrafi, elenchi puntati e titoli, risulterà più semplice convertire il file in un pdf accessibile.
In alto, nella barra multifunzione della home è possibile impostare i vari stili di intestazione.
Gli allineamenti dei vari contenuti non vanno impostati con la barra spaziatrice ma è bene usare la tabulazione.
Bisogna inoltre evitare il testo giustificato, in quanto potrebbe pregiudicare la lettura a schermo e l’immediato riconoscimento della posizione dei capoversi e posizionare gli oggetti (foto, forme, grafici, ecc.) con una disposizione “in linea” con il testo.
N° 4- Sommario automatico
Per inserire il sommario automatico cliccare su riferimenti -> sommario -> tipo di sommario predefinito.
Questo andrà ad aggiornarsi inserendo nuovi capitoli.
N° 5- Collegamenti ipertestuali
Per inserire eventuali collegamenti ipertestuali: sottolineare il testo da far diventare un link ->cliccare su inserisci -> collegamento ipertestuale e immettere l’url di destinazione nell’apposito spazio.
Cliccando sulla voce “Descrizione”, posizionata sulla destra, è possibile inserire la descrizione al collegamento ipertestuale.
È buona norma non inserire testi poco significativi come link (come ad esempio “clicca qui”), ma descrivere sempre dove rimanderà il click.
Nei documenti digitali, così come nelle pagine web, è bene non sottolineare mai il testo, in quanto potrebbe creare confusione con i link presenti.
N° 6- Colori
Il colore è uno dei punti principali quando si parla di accessibilità, nei siti come nei documenti.
Il rapporto di contrasto tra il testo e il suo sfondo deve esser e di 4,5:1 (quindi evitare testi molti chiari, come azzurrino o grigio su fondo bianco).
Il colore inoltre non deve essere l’unico segno distintivo di un testo: se dobbiamo evidenziare un passaggio o una parola non facciamola rossa, piuttosto usiamo il grassetto.
N° 7- Tabelle
Qualora fosse necessario inserire tabelle è bene utilizzare i seguenti accorgimenti:
- scegliere una struttura semplice della tabella e non una struttura a doppia entrata o a tabelle annidate, per facilitare la lettura da parte delle tecnologie assistive, in particolare degli screen reader
- inserire le intestazioni di colonna alla tabella selezionando la riga: cliccare poi con il tasto destro sulla riga selezionata e scegliere la voce “Proprietà Tabella”, selezionare la scheda “Riga” e cliccare sulla casella di controllo “Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina” (questo è particolarmente utile se una tabella va su più pagine)
- inserire un testo alternativo e una descrizione della tabella, cliccando con il tasto destro sulla tabella -> “Proprietà Tabella” -> “Testo Alternativo” e inserire il titolo e una descrizione della tabella
- evitare celle vuote (eventualmente inserire la dicitura “dato non disponibile”).
N° 8- Immagini
Le immagini ovviamente non possono essere utili agli utenti con difficoltà visive. Pertanto è bene che non siano fondamentali per la comprensione di un testo e che vengano sempre accompagnate da un testo alternativo.
Per inserire il testo alternativo cliccare col tasto destro del mouse sull’immagine -> formato immagine -> quarta icona -> testo alternativo.
È comunque buona norma inserire una descrizione del contenuto sotto l’immagine.
Quando l’immagine è solo di contono può anche essere ignorata.
N° 9- Caratteri
Per una maggiore leggibilità bene usare i font “sans serif” (senza grazie), come il Verdena o l’Arial e con una dimensione che non superi la grandezza 12. L’interlinea deve essere minimo 1.2.
Per le Pubbliche Amministrazioni, come abbiamo visto, l’utilizzo di documenti accessibili è normato e obbligatorio, per tutti gli altri sarebbe solo un educato accorgimento da tenere in considerazione.